De Soos.

Verwerking persoonsgegevens.

In dit dossier is vastgelegd hoe de Stichting ‘Jeugdsoos de korf’ omgaat met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens, met welke instanties de gegevens worden gedeeld en waarom, en hoe hiervoor de toestemming van de betrokkene is geregeld. Ook is het privacyverklaring van de stichting in dit dossier opgenomen, en staat beschreven hoe het privacyverklaring onder de aandacht wordt gebracht van allen die met de stichting van doen hebben. De Stichting ‘Jeugdsoos de korf’ hanteert de volgende systemen voor de vastlegging van persoonsgegevens:

1. Administratie bezoekers, persoonsgegevens
   -Voornaam:
   -Geboortedatum/leeftijd:
   Wij vragen toestemming om de geboortedatum op te nemen in onze administratie om onze doelgroep beter in kaart te brengen en te toetsen of wij aan onze verwachtingen met betrekking tot gemiddelde leeftijd voldoen.
   -Foto’s:
   In de jeugdsoos wordt gefotografeerd door onze fotograaf onder gerechtvaardigd belang.


2. Administratie bezoekers, locatie
   De bezoekersregistratie wordt verwerkt in Excel en opgeslagen in Dropbox welke alleen inzichtelijk is voor bestuursleden die de taak hebben deze gegevens te verwerken. De gemaakte foto’s worden opgeslagen op de pc van de fotograaf en vervolgens gedeeld met het bestuur waarna gepubliceerd op de social media van de jeugdsoos.


3. Administratie bezoekers, beheer
   Bij binnenkomst kan de bezoeker zich laten registreren op een laptop van De Soos. Voor de bezoekerscontrole aan de deur worden de bezoekersgegevens opgeslagen op een lokale laptop van De Soos. Alle bezoekersgegevens en foto’s worden digitaal bewaard.


4. Administratie bezoekers, verwerkingen
   De gegevens worden uitsluitend in cijfers gedeeld met derden, welke een overzicht gezonden krijgen van het aantal bezoekers of de gemiddelde leeftijd. De gemaakte foto’s worden zorgvuldig uitgezocht en, wanneer geschikt geacht, gepubliceerd op de social media van De Soos.


5. Correspondentie
   Het bestuur behoudt zich het recht tot het mailen van individuen wanneer daar een reden voor is. Ook kunnen alle bezoekers een mail ontvangen wanneer er belangrijke zaken met de bezoekers gecommuniceerd moet worden.

Privacyverklaring

Stichting ‘Jeugdsoos de Korf’ legt gegevens vast zoals naam, leeftijd en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor goed bestuur van de jeugdsociëteit. Wij verstrekken uw gegevens uitsluitend aan partijen die diensten voor onze stichting uitvoeren en alleen die gegevens die voor de betreffende verwerking noodzakelijk zijn. Alle aan ons toevertrouwde informatie wordt door ons en door onze leveranciers vertrouwelijk behandeld. Uw gegevens worden alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

Wanneer u bezoeker wilt worden in De Soos bent u verplicht uw gegevens in te vullen in het online bezoekersformulier of per email door te sturen. U kunt aangeven niet gefotografeerd te willen worden door een mail te sturen naar info@desoosoudekerk.nl

Stichting ‘Jeugdsoos de Korf’ zorgt voor een goede en passende beveiliging (zowel technisch als fysiek) van de aan haar toevertrouwde persoonsbestanden. De Excel spreadsheet bezoekersadministratie wordt lokaal beheerd op een pc bij bestuurder De Lange. Bestuurder de Wit is verantwoordelijk voor alle privacytaken en bewaking.